Asiakirjajulkisuuskuvaus
Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumiseseta (Tiedonhallintalaki § 28)
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Karkkilan kaupunki muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.
Yhteystiedot:
Puhelinvaihde: 09 4258 3600
Käyntiosoite: Valtatie 26 D, 03600 Karkkila
Postiosoite: Valtatie 26 D, 03600 Karkkila
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kaupunkilaisille yleiskuvaus Karkkilan kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kaupunki käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kaupungilla on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Karkkilan kaupungin toimialojen hallinnoimat tietovarannot ja rekisterit (linkit avautuvat uusille välilehdille):
Johtaminen ja elinvoima
Konsernipalvelut
Kaupunkikehitys
Sivistys ja hyvinvointi
Tietopyynnöt
Karkkilan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt täältä: https://www.karkkila.fi/sivut/FI/Tietosuoja-ja-henkilorekisterit
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.
Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla, jotka löytyvät osoitteesta:
https://www.karkkila.fi/sivut/FI/Tietosuoja-ja-henkilorekisterit (linkki aukeaa uudelle välilehdelle)
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Asiakirjan tyypistä riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
Sivua päivitetty 16.3.2023/ns
